Tercerización de servicios IT en la Pyme

Breve historia de un fallido

Hace poco tiempo se contacta con nosotros el dueño “H” de una PyME mediana, de especialidad, con buenos negocios y buenos clientes.

Tiene una realidad compleja, un sistema de gestión que usa a medias, subido a la nube con una limitada configuración de VPS Cloud (Sevidores Virtuales en la Nube) y con accesos inadecuados. Además cuenta con otros servicios que se superponen con lo que le brinda su ERP (Sistema de Planificación de Recursos Empresariales, es decir el sistema de gestión de la empresa).

“Estamos confundidos”👀…

…fué la frase que usó H para referirse a su situación actual. Analizando nuestro historial, vimos que H hace algunos años nos pidió un presupuesto

¿Que hizo H hace un tiempo atrás❓

Seguramente tomó nuestra cotización, buscó una más barata y contrató por sus medios un servicio VPS Cloud idéntico al menos en recursos, de lo que nosotros habíamos cotizado, perdiendo de vista que lo más importante de la oferta era la gestión integral del VPS y los sistemas, no el dimensionamiento en sí, que incluso puede ser variable.

Eligió por costo👎. No tuvo en cuenta las características del ERP y cómo optimizar su operatoria, ni tuvo en cuenta cómo funciona la base de datos, ni los accesos para hacer uso del sistema, ni la visión integral del servicio. Armó su propio “Frankestein” informático basándose en la visión de un tercero.

Resultado algo que anda a medias y poco alineado a las necesidades del negocio.💸

El hágalo Ud. mismo y sus variantes

Encontrar el motivo por el cuál nos cuesta (a todos) aceptar ciertos costos, es un asunto difícil de descubrir y creemos que excede al rubro de los sistemas de información.

“Si llegamos hasta acá de esta forma, podemos seguir igual” ó “queremos tener el control de todo”, pueden ser algunos de los motivos. Además sospechamos que también influye el “hágalo usted mismo”, exacerbado en la PyME por el famoso y bien conocido “cocodrilo en el bolsillo”… 🐊

Por algunos de los motivos mencionados ó por una mezcla de ellos, creemos que podemos ser contadores, abogados, ingenieros, profesionales de sistemas, diseñadores y peor aún, creemos que lo vamos a hacer mejor que los profesionales que viven de eso y tienen la visión de cómo resolver cada situación adversa que seguramente se presentará.

Lo que mencionamos se repite a diario con diversos matices, dando por resultado:

👉 Empresas que por seguir criterios equivocados, se confunden ó se quedan en el tiempo y Gerentes que en lugar de vender sus productos pierden tiempo jugando a desarrollar, programar ó se distraen en cualquier otra actividad secundaria, desatendiendo el negocio.

La tercerización de servicios nos permite incorporar habilidades que no disponemos, en forma rápida y eficiente.👍

Tres recomendaciones antes de avanzar con un proceso de tercerización

1️⃣ – Busque la innovación. Definir los beneficios a mediano y largo plazo es clave.

2️⃣ – No decida sólo por costo. Si bien la tercerización le va a ahorrar costos, éste no debe ser el móvil. No busque lo más barato.

3️⃣ – Jamás use la tercerización para solucionar problemas internos. Si hay focos de conflicto primero se solucionan. A veces es posible ejecutar una acción previa, un proceso de auditoría por ejemplo, que ayude a poner orden antes de tercerizar.

Dicho esto, las ventajas de la tercerización IT para la Pyme son claves.

Ventajas de la tercerización📌

✅ Reducción general de costos: Inversiones planificadas, equilibrio entre costos de propiedad y servicios en la nube, reducción de cargas administrativas.

✅ Mayor Competitividad: la tercerización posibilita que las PYMES accedan a tecnologías eficientes y avanzadas alineadas con el negocio y permanentemente actualizadas. De este modo, la brecha de competitividad con empresas más grandes se reduce notablemente.

✅ Control de la actividad tercerizada por personal de terceros: no tendrán que invertir en infraestructura de un staff específico para su compañía, ni deberán estar preocupados de la correcta implementación y mantenimiento de las mejoras.

¿Y las desventajas❓

⚠️ Inconvenientes de comunicación.

⚠️ Aspectos contractuales mal definidos.

⚠️ Empresa tercerizada no calificada.

Digamos que son pocas si la empresa está calificada para brindar estos servicios y los acuerdos/contratos, actividades y expectativas están claros.

La comunicación, entendiendo como parte de ella la puesta en conocimiento de todo lo actuado por quien brinda el servicio, merece un párrafo aparte.

Es indispensable disponer de un sistema totalmente automatizado para la gestión del servicio, con plena visualización en tiempo real de proyectos, tickets, monitoreo, tráfico, seguridad, backups, estado de infraestructura, inventario de hardware/software y de toda la información relativa al servicio. 🎯

Esa es la forma de evitar malos entendidos, ceñirse a acuerdos, disponer de información transparente y mantener un buen nivel de comunicación.

Si quiere leer más, sugerimos:

http://www.netqual.com.ar/neetqual/gestion_de_infraestructura_it/

http://www.netqual.biz

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