Gerenciamiento IT en la Pyme.

El rol de la tecnología.

El empleo de tecnologías de la información en una Pyme, sólo tiene sentido si impacta positivamente en el negocio.
Si hubiese que definir en forma rápida, cuáles son los pilares que sustentan el negocio en una Pyme, podríamos acordar que Ventas, Producción y Administración es la trilogía crítica.

Si una empresa no vende, es difícil que subsista más allá de un par de meses, salvo que tenga reservas acumuladas.

Un proceso productivo mal resuelto, impedirá entregar productos y servicios de acuerdo con lo pactado; de extenderse una situación así, la supervivencia sería imposible.

Una administración deficiente, puede convivir en forma crónica por años dentro de una Empresa, pero el final no deseado ó el estancamiento, serán inevitables.

Para ordenar procesos e información, el apoyo que brinda la tecnología es indiscutible. Un Software de Gestión de Empresas, con su base de datos asociada, en un entorno de infraestructura adecuada, son claves, a los efectos de lograr mejoras sobre los aspectos antes mencionados. Además y como efecto secundario deseado, el proceso de implementación de un Sistema de Gestión Empresario, obliga a repensar los procesos más ineficientes y profesionalizar la empresa.

Lo que a veces queda oculto en este proceso, es el esfuerzo interno necesario para acompañar operativamente el día a día y seguir en forma adecuada la evolución de los sistemas.

La dependencia de la Tecnología y rol de la Gerencia IT.

Una vez que una Empresa implementa soluciones basadas en tecnologías de la información, va a depender para siempre de la tecnología.

Esto implica aceptar que existirá un costo asociado, que no siempre es evidente y monetariamente hablando, no es para nada despreciable.

Es muy importante entonces, comprender que el rol de una gerencia de tecnología, ayudará a mantener la rueda en movimiento y enfocará sobre tres objetivos fundamentales:

• Alinear los objetivos de la dirección, con los servicios IT.
• Mantener un proceso de mejora continua sobre la calidad de los servicios brindados a los usuarios.
• Planificar las acciones a desarrollar, a los efectos de efectuar las previsiones presupuestarias y control de costos.

¿Cuántas Pymes están en condiciones de crear y mantener un departamento de tecnología propio?

Es una pregunta difícil de responder. Encontrar a la persona o personas adecuadas, contratarlas y lograr retenerlas, puede significar una tarea muy grande y costosa para la Pyme. Son estos casos, donde aplica el concepto de Gerenciamiento IT, externo a la empresa.

Gerenciamiento IT, externo.

Una empresa que se dedique a las tecnologías de la información como negocio y cuente con la infraestructura, conocimiento y experiencia para administrar, puede brindar este servicio a muchas empresas Pymes, cuyos negocios no necesariamente pasan en forma directa por las tecnologías de la información.

Esto le permite a la Pyme, disponer de especialistas en distintos rubros de la actividad, por ejemplo: sistemas, telecomunicaciones, redes de datos, bases de datos, negocios, administración etc. Habilidades y conocimientos amalgamados en un equipo de trabajo, que se hacen muy difíciles de encontrar en una sola persona.

De esta forma, personal especializado, haciendo uso de herramientas de gestión, tendrán la visión y control del estado general de los sistemas y servicios que estén operativos en cada empresa abonada al servicio.

Hablamos de un cúmulo de redes individuales, bajo el paraguas de un sistema de gestión integral.

Queda entonces, al alcance de cualquier Pyme que lo requiera, la posibilidad de disponer de una gerencia altamente profesional, a costos muy inferiores de lo que significa la contratación de una persona.

Infraestructura y saber hacer, para lograr los objetivos.

Muchas veces se suele confundir el concepto de Gerenciamiento IT como servicio, con el Servicio de Mantenimiento clásico. De más está decir que ambos conceptos son completamente distintos. Gerenciar implica desempeñar el rol de gerencia antes descripto; significa participar de la mesa de decisiones de una empresa y significa administrar recursos.

Además de contar personal altamente especializado en diversos rubros, la implementación de este tipo de servicio exige el uso de plataformas de gestión que logren la integración de la red del cliente, a estos sistemas.

Por lo tanto, es indispensable que una empresa que brinde gerenciamiento externo, debe contar con herramientas tecnológicas, que posibiliten la gestión, a saber:

• Sistemas capaces de observar y registrar eventos en la red del cliente: tráfico datos, servicios operativos, estado y ejecución de back ups, control de la seguridad, estado de enlaces, estado de equipos y control de inventario.
• Disponer de sistemas de registros de eventos y su resolución, así como el control de los cambios efectuados.
• Contar con capacidad de asistencia técnica remota, que permita intervenciones en tiempos acotados, ante situaciones críticas.
• Disponer de un esquema planificado de acciones preventivas, a los efectos de mejorar la operación de la red y minimizar la ocurrencia de fallas.
• Disponer de procedimientos de control de calidad, sobre la ejecución de las actividades, de acuerdo con los niveles de servicio esperados.

Esta es la única forma de contar con información, para planificar acciones tendientes a minimizar la ocurrencia de fallas críticas y acompañar los cambios tecnológicos.

En definitiva, los objetivos a cumplir por un servicio de gerenciamiento externo se sintetizan en lograr tranquilidad, mínimas interrupciones, alta confiabilidad, mejora permanente y previsibilidad presupuestaria.
Cumplir con estos objetivos, permitirá a la Pyme enfocarse en lo que mejor hace: su propio negocio.

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CONTACTO

Publicado en Revista Sinergia & Negocios. Publicación 2016.
Nota a Javier de Salazar.

https://www.redplataforma.com.ar/noticia/56