Estos son los pilares para que las tecnologías de la información en una pyme, impacten positivamente en el negocio.

El empleo de tecnologías de la información en una pyme solo tiene sentido si impacta positivamente en el negocio. Si hubiese que definir de forma rápida cuáles son los pilares que sustentan el negocio en una pyme, podríamos acordar que ventas, producción y administración es la trilogía crítica.

1. Si una empresa no vende, es difícil que subsista más allá de un par de meses, salvo que tenga reservas acumuladas.
2. Un proceso productivo mal resuelto, impedirá entregar productos y servicios de acuerdo con lo pactado; de extenderse una situación así, la supervivencia sería imposible.
3. Una administración deficiente, puede convivir en forma crónica por años dentro de una empresa, pero el final no deseado o el estancamiento, serán inevitables.

Para ordenar procesos e información, el apoyo que brinda la tecnología es indiscutible.

Un software de gestión, con su base de datos asociada, en un entorno de infraestructura adecuada, son claves, a los efectos de lograr mejoras.

Además, y como efecto secundario deseado, el proceso de implementación de un sistema de gestión, obliga a repensar los procesos más ineficientes y profesionalizar la empresa. Lo que a veces queda oculto en este proceso, es el esfuerzo interno necesario para acompañar operativamente el día a día y seguir en forma adecuada la evolución de los sistemas.

El rol de la gerencia IT

Una vez que una compañía implementa soluciones de IT, va a depender por siempre de la tecnología. Esto implica aceptar que existirá un costo asociado, que no siempre es evidente y, monetariamente hablando, no es para nada despreciable. Es muy importante, entonces, comprender que el rol de una gerencia de tecnología, ayudará a mantener la rueda en movimiento y enfocará sobre tres objetivos fundamentales:

• Alinear los objetivos de la dirección con IT.
• Mantener un proceso de mejora continua sobre la calidad de los servicios.
• Planificar las acciones para las previsiones presupuestarias y el control de costos.

¿Cuántas pymes están en condiciones de crear y mantener un departamento de tecnología propio? Es una pregunta difícil de responder. Encontrar a las personas adecuadas, contratarlas y lograr retenerlas, puede significar una tarea muy grande y costosa. Son estos casos, donde aplica el concepto de gerenciamiento IT, externo a la empresa.

Infraestructura y saber hacer

Muchas veces, se suele confundir el concepto de gerenciamiento IT ó gestión IT como servicio, con el servicio de mantenimiento clásico (Soporte Técnico, Mantenimiento Informático ó como le guste llamarlo). Gerenciar implica desempeñar el rol de gerencia; significa participar de la mesa de decisiones y administrar recursos. Además de contar personal altamente especializado en diversos rubros, la implementación de este tipo de servicio exige el uso de plataformas de gestión que logren la integración de la red del cliente a estos sistemas. Por lo tanto, es indispensable que una empresa que brinde gerenciamiento externo cuente con herramientas tecnológicas:

• Sistemas para observar y registrar eventos en la red del cliente: tráfico de datos, servicios operativos, back ups, control de seguridad, control de inventario, etc.
• Disponer de sistemas de registros de eventos.
• Contar asistencia técnica remota.
• Poseer un esquema planificado de acciones preventivas para minimizar fallas.
• Proveer procedimientos de control de calidad sobre la ejecución de las actividades.

Esta es la única forma de planificar acciones tendientes a minimizar la ocurrencia de fallas críticas y acompañar los cambios tecnológicos.

En definitiva, los objetivos a cumplir por un servicio de gerenciamiento externo se sintetizan en lograr tranquilidad, mínimas interrupciones, alta confiabilidad, mejora permanente y previsibilidad presupuestaria. Cumplir con estos objetivos, permitirá a la pyme enfocarse en lo que mejor hace: su propio negocio.

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Javier de Salazar