Informática, productividad y control

Trabajo en sitio vs Teletrabajo

Pospandemia, podemos afirmar que quienes realizan trabajos que se pueden ejecutar sobre una plataforma informática, han sido beneficiados con una flexibilización laboral de hecho. Nos referimos al esquema híbrido, algunos días en la semana presencial en la oficina, algunos días remoto.

Si fuéramos aún más objetivos, en estos casos particulares, la delgada línea que diferencia lo presencial de lo remoto es la posibilidad de socializar con otros actores, de complementar con actividades que requieran la intervención directa y en todo aquello en lo que el cara a cara se considere importante.

En definitiva si nuestra producción laboral se ejecuta parcial o totalmente en un entorno de red informática, el hecho de estar sentado en una PC en la oficina, no difiere demasiado con el hecho de estar sentado en otro lugar, al menos mientras sólo se requiera la ejecución dentro de dicho entorno.

Por lo tanto y a los efectos de medir trabajo y eficiencia, se presenta el mismo desafío, si la persona está frente a una PC en su oficina ó en su casa.

¿Cómo se evalúa la eficiencia en el trabajo?

Lo primero será establecer objetivos claros de productividad, tiempos y cumplimientos. Luego deberemos contar con herramientas de medición que nos permitan comparar con los objetivos planteados.

La eficiencia en el trabajo puede ser medida de varias maneras, algunas opciones incluyen:

✔️ Medir el tiempo utilizado para completar una tarea.

✔️ Medir la cantidad de tareas completadas dentro de un período de tiempo determinado.

✔️ Evaluar la calidad del trabajo/satisfacción del cliente. Entendiendo calidad como el cumplimiento de las especificaciones o de lo prometido en una venta.

✔️ Comparar el desempeño actual con el desempeño anterior.

✔️ Comparar el desempeño entre pares laborales.

✔️ Utilizar indicadores de rendimiento, métricas específicas que miden el desempeño en áreas clave.

En síntesis, tenemos el desafío de ser productivos, por lo tanto debemos ser eficientes y para ser eficientes hay que medir y saber lo que pasa 👈

La palabra clave no suele tener “buena prensa”, pero en definitiva hablamos de controlar👮

Control de actividades

Muchas de las métricas pueden estar asociadas a tareas específicas dentro de un ERP ó un CRM.

A modo de ejemplo, tomemos el sector de ventas. Lo que todo gerente seguramente quiere es que cada vendedor cumpla su cuota y que el equipo cumpla con la meta general. Para eso es necesario emitir una “x” cantidad de presupuestos y para lograr esa cantidad de presupuestos debemos prospectar y encontrar una tantas veces “x” de posibles negocios.

Nos referimos al famoso funnel ó “embudo de ventas”. De allí surgen las métricas que se le exigirán a cada vendedor.

Esta es una actividad concreta, simple, lo que debemos prever es que al adquirir nuestro sistema de gestión empresaria (ERP ó CRM) la visualización de ese funnel en un tablero, debería ser simple, intuitiva y directa, para facilitar nuestra tarea. Así deberemos prever obtener la información que necesitemos para cada sector.

Pero además ¿que pasa cuando no llegamos a los objetivos? Ó peor… tenemos esa sensación que no estamos aprovechando bien los tiempos que disponemos 👀

En ese caso las mediciones pasan por otro lado y son un poco más complejas por el volumen de información a procesar y por la implementación del sistema propiamente dicho.

Es decir, tenemos que saber cuánto tiempo se conecta la persona, cuánto de ese tiempo es realmente productivo, cuánto es de pausa y cuánto es improductivo.

Saber dónde hace click, dónde navega, dónde busca y cómo usa el tiempo por el cual la empresa paga.

Aclaración: por si alguien lo piensa, no sirve en este caso usar “la gallina de Homero Simpson» ó sus variantes para simular actividad, hay contramedidas 🐔

Conclusiones

Un aspecto importante de lo que denominamos gestión de la infraestructura informática pasa por estos temas.

En muchos casos sabemos que con el simple hecho de llegar a los resultados, cumplir con los objetivos, es suficiente y tal vez con elegir en forma adecuada un CRM/ERP ó sumar reportes específicos o tableros, alcanza.

Sin embargo hay muchas otras actividades, especialmente cuando hablamos de personal que trabaja en relación de dependencia, donde estimar rendimientos y verificar que las personas ocupen su tiempo en las actividades por las cuales la empresa paga, es importante.

👉Usando las herramientas adecuadas, es perfectamente posible medir el tiempo productivo del personal.

Esta es la forma de entender cómo estos tiempos de actividad, se relacionan con las métricas de la gestión y poder ayudar a las personas que realmente se esfuerzan por ser cada vez más eficientes logren sus objetivos.

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